Datum26.11.2025 09:27

Quellewww.spiegel.de

TLDRChristoph Magnussen, CEO von Blackboat, teilt in einem Artikel sechs Strategien zur Produktivitätssteigerung mit KI-Tools wie ChatGPT und Google NotebookLM. Er betont die Wichtigkeit der Einwilligung aller Teilnehmenden bei der Nutzung von KI in Meetings und rät, Transparenz über verwendete Prompts zu schaffen. Zudem bietet er Tipps zur strukturierten Vorbereitung von Meetings und zur effektiven Ideenfindung. Magnussen hebt hervor, dass der Dialog mit KI entscheidend ist, um Ergebnisse zu verbessern und betont die Notwendigkeit sorgfältiger Fragestellungen.

InhaltMeetings, Vorträge, Tagesbriefing: Sechs Strategien, wie Sie mit ChatGPT, Google NotebookLM und Papiernotizbuch produktiver arbeiten und Ihren Alltag perfekt organisieren. Dieser Artikel gehört zum Angebot von SPIEGEL+. Sie können ihn auch ohne Abonnement lesen, weil er Ihnen geschenkt wurde. Zwei Gegenstände hat Christoph Magnussen immer dabei: Sein iPhone und ein Notizbuch aus Papier. Beides sind für ihn Tools, um produktiv zu arbeiten und sich aufs Wesentliche zu konzentrieren. Magnussen ist Gründer und CEO des Beratungsunternehmens Blackboat. Heute spricht er auf YouTube, auf großen Konferenzen und mit CEOs über KI-Modelle, perfekte Prompts und Agenten, die eigenständig für ihn shoppen gehen. Er liebt Technologie, Meditation und seine analoge Uhr. "Es geht immer darum, herauszufinden, was in welchem Moment am besten funktioniert", sagt er. Sechs persönliche Tipps, wie Sie Ihren Joballtag besser und effektiver organisieren – mit Stift und Technologie: Bei Blackboat schreibt KI in allen Meetings mit. ChatGPT oder Microsoft Copilot fassen dann die wichtigsten Punkte aus dem Transkript zusammen. Mehr als das: Ein Prompt gibt auch vor, dass die KI auf Zwischentöne achtet und Eindrücke zurückmeldet. Gibt es Themen, die vermieden wurden? Waren Spannungen zwischen den Teilnehmenden wahrnehmbar? "So zapft man die Intelligenz des Modells als neutraler Beobachter an", sagt Magnussen. Ganz wichtig: Sie brauchen die Einwilligung aller Teilnehmenden, anderenfalls begehen Sie eine Straftat. Neue Tools, die Mitarbeitende betreffen, sind darüber hinaus mitbestimmungspflichtig. Es reicht nicht, wenn alle Teammitglieder zustimmen. Wenn Sie diese Hürden genommen haben, sollten Sie nicht nur das Ergebnis, sondern auch Ihre Prompts offen im Team oder mit Kunden teilen. Das schafft Transparenz. Ein kleiner Hack für das nächste Brainstorming: Machen Sie ein Foto vom Whiteboard oder der Zettelwand und bitten Sie Copilot oder ChatGPT, die Ideen auszuwerten und zu dokumentieren. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass die Ideen Ihres Teams nicht für immer als Fotoprotokoll im E-Mail-Postfach verschwinden. KI ist auch nützlich bei der Vorbereitung von Meetings oder von Kundenterminen. Deep Research (ChatGPT) und Researcher Agent (Microsoft Copilot) recherchieren systematisch und werten Quellen aus. Lassen Sie sich vor Terminen zum Beispiel Informationen über Personen oder das Unternehmen zusammenstellen. Natürlich sollten Sie die Informationen kritisch überprüfen, da Sprachmodelle halluzinieren und Fehler machen. KI hilft Ihnen auch, die Agenda zu generieren und zu strukturieren. Lassen Sie sich Themenblöcke, Zeitrahmen und Moderationsaufgaben vorschlagen. Sie können sich auch Feedback zu Schlüsselfragen holen, die im Meeting geklärt werden sollten (zum Beispiel: Welche drei Entscheidungs­punkte müssen wir erreichen?). Vor Jahren interviewte Magnussen Warren Rustand, der dem früheren US-Präsidenten Gerald Ford als Kabinettssekretär diente. Rustand berichtete, wie aufwendig er damals ein tägliches Briefing erstellte, alle Termine mit Hintergründen ausstattete, Themen recherchierte, zusammenfasste. "Das war unglaublich zeitaufwendig", sagt Magnussen. Antonia Götsch, Chefredakteurin des Harvard Business managers, meldet sich alle zwei Wochen mit „Wegen guter Führung“. Sie spricht mit anderen Führungskräften und Expert:innen aus der Wissenschaft. Ehrlich, fundiert, offen und auch mal lustig. Sie teilt, was sie selbst gelernt hat, woran sie scheitert, und sie versucht, auch ihren Gästen zu entlocken, was sie sonst nur ihren Vertrauten verraten. Mit KI können plötzlich auch Normalsterbliche einen Sekretär beauftragen, für sie zu recherchieren und sie auf Stand zu bringen. Magnussen und sein Chief of Staff testeten die Idee für ein YouTube-Video  . Sie kopierten alle Termine, gaben Kontext zu Magnussens Persönlichkeit (zum Beispiel: Motiviere ihn.) und ließen Google NotebookLM einen Podcast daraus machen. Magnussen schreibt Tagebuch seit er 13 ist. Heute notiert er fast täglich Ideen, Beobachtungen und Prioritäten. Er hält Begegnungen und Träume fest. "Das Aufschreiben fördert freies Denken", sagt er. "Ich speichere meine Gedanken ab – und mache damit den Kopf frei für neue Ideen und Assoziationen." Neulich skizzierte er eine neue Keynote auf Zetteln. Während er schrieb und zeichnete, redete er mit seiner KI. Das Modell dokumentierte nicht nur seinen Denkprozess und sorgte dafür, dass keine Idee verloren geht. Es half ihm auch, den Vortrag zu strukturieren, gab Sparring und stieß so weitere Ideen an. Magnussen nutzt verschiedene Tools, um einen Vortrag vorzubereiten, so nutzt er die Stärken der verschiedenen Modelle. Zunächst legt er in ChatGPT ein eigenes Projekt an und definiert dort Ziel, Thema, Zielgruppe. Er nutzt ChatGPT auch, um seine Prompts zu verbessern und Thesen im Sparring zu verfeinern. Für die Recherche nutzt er im ersten Schritt Perplexity. Nach einer Auswahl habe er oft 100 interessante Studien gefunden, die er nicht alle im Detail lesen könne. Dabei hilft Google NotebookLM – für Magnussen das beste Tool, um Quellen zu sammeln und gezielt abzufragen, zum Beispiel: Welche Belege gibt es für meine Hypothese? Oder: Welche Gegenargumente findest du? "Man kann sich das so vorstellen: Chat GPT ist der Harvard-Student, der alles mal gelesen hat, aber auch Fehler macht", sagt Magnussen. "Und dann haben wir noch jemanden im Team, der in diesen Büchern ratzfatz Informationen findet (Notebook LM). Das dritte Teammitglied kennt die Bibliothek genau und weiß, wo die Bücher zu finden sind (Perplexity)." "KI ist nicht perfekt, man muss prüfen, hinterfragen, ergänzen", sagt Magnussen. "Wenn eine schlechte Antwort kommt, dann oft, weil keine akkurate Frage gestellt wurde." Entscheidend sei, sich die eigene Intention bewusst zu machen. "Am besten arbeiten wir mit KI wie mit einem motivierten Teammitglied zusammen – im Dialog", sagt Magnussen. Er erklärt seinen Kundinnen und Kunden anhand eines Dreiecks, worauf sie achten müssen: Modell, Prompt, Kontext. Wenn einer der Eckpunkte fehlt, wird das Ergebnis schwächer. Überlegen Sie, bevor Sie loslegen, welches Modell zu Ihrem Auftrag passen könnte. Nehmen Sie sich Zeit für den Prompt, denn die Qualität des Prompts  hat erhebliche Wirkung. Ein guter Prompt bestehe aus Ziel, Aufgabe, Format, Einschränkungen, was die KI nicht tun soll, und Kontext. Im Kontext stehen alle Zusatzinformationen, die das Modell bekommt: Hintergrunddaten, Zielgruppe, Zweck, Einschränkungen, vielleicht vorhandene Materialien. "Probieren Sie es aus", sagt Magnussen. "Die Herangehensweise unterscheidet Anwendungsweltmeister von Tooltouristen." Das ganze Interview mit Christoph Magnussen, Gründer von Blackboat und Co-Host des Pocasts "On the way to new work", hören Sie in der aktuellen Folge von "Wegen guter Führung" . In "Wegen guter Führung – der ehrliche Führungspodcast" spricht Antonia Götsch, Chefredakteurin des Harvard Business managers, alle zwei Wochen mit Gästen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Sport über Führung, Strategie und Management. "Wegen guter Führung" erscheint 14-täglich hier sowie auf Spotify  und Apple  im Podcast.